Conceder crédito envolve assumir riscos, mas não é por isso que essa modalidade deve ser desconsiderada. Com uma gestão de cobrança e crédito eficiente, é possível continuar oferecendo essa possibilidade aos seus clientes, reduzindo ao máximo as chances de ficar sem receber o pagamento.

A gestão de cobranças garante que a sua empresa receba os pagamentos adequadamente, mantendo o caixa com um fluxo adequado. No entanto, para realizar essa prática, é preciso seguir alguns parâmetros. A concessão de crédito deve ser segura.

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Neste artigo, vamos falar um pouco sobre as melhores práticas para uma gestão de crédito. Continue lendo!

A importância da gestão de cobranças para as empresas

O intenso e amplo volume de recebíveis de uma empresa gera um trabalho que exige muitos cuidados. Gerir todas essas cobranças e garantir que o dinheiro entre nem sempre é simples. Nesse momento, além de boas práticas, recorrer à tecnologia também é necessário. Isso ajuda a automatizar o trabalho e torná-lo eficaz.

Financeiramente, a gestão de cobranças traz maior controle à situação econômica das empresas. Na prática, o fluxo de caixa é significativamente melhorado, já que os pagamentos são recebidos. Esse dinheiro tem grande utilidade como capital de giro, permitindo o custeio das despesas e a aquisição dos recursos gerais necessários ao funcionamento.

Se os inadimplentes são devidamente identificados, pode-se ter uma noção do quanto ainda está por vir. Além disso, é possível gerar comunicados de cobrança de maneira amigável para obter esse dinheiro mais rapidamente.

Os riscos de não ter a cobrança

A inadimplência pode ter reflexo direto na saúde da empresa. Se a gestão de cobrança não for praticada, o resultado é a perda total do controle das situações em aberto. As dívidas passam a se acumular, o que reflete em um faturamento cada vez menor para a empresa. Realizar vendas e não receber gera problemas administrativos.

De nada adianta ter somente um controle simplificado de inadimplentes. A gestão eficiente e proativa trata também de realizar a cobrança da melhor forma. Quando essa tarefa é executada continuamente, o negócio mantém o fluxo de seus recebimentos, convertendo dívidas em entradas que ajudam a manter o fluxo de caixa.

As melhores práticas para a gestão de cobrança eficiente

No cotidiano da empresa, é importante adotar algumas práticas desde a venda até o momento de gestão de cobrança. Etapas a mais na relação com o consumidor ajudam a sua empresa a manter a segurança nas relações comerciais. Isso elimina alguns riscos de inadimplência, mas também ajuda a lidar adequadamente com casos concretos.

É preciso começar pensando na reputação do comprador. Saber antecipadamente seu histórico ajuda a entender se há a possibilidade de problemas. Além disso, algumas práticas são fundamentais para lidar com devedores. Saiba mais a seguir!

Conheça a reputação do comprador

Antes de fechar qualquer negócio, é importante pesquisar se o comprador tem reputação de bom pagador. Consulte as restrições da empresa ou de sócios dela em órgãos de proteção ao crédito como SPC e Serasa.

Também é válido checar a reputação da companhia na área em que ela atua. No mundo dos negócios, não é mal-educado pedir referências para um comprador, especialmente em uma grande transação.

Faça a gestão de crédito e cobrança

Depois de conceder o crédito, monitorar o pagamento é essencial para manter as contas organizadas na empresa. Mesmo parceiros que tiveram sinal verde e são considerados bons pagadores podem passar por dificuldades e atrasar pagamentos.

Utilizar um software especializado capaz de ajudar na gestão de crédito e cobrança é uma boa estratégia. Esse tipo de solução alerta o gestor caso um comprador atrase uma parcela ou realize um pagamento com valor incorreto.

Fazer o monitoramento é essencial caso a situação evolua para uma dívida. É com esse acompanhamento que a empresa saberá o momento certo de começar o próximo passo: a cobrança.

Tenha um plano para cobrança

Cada concessão de crédito deve ser tratada como um risco para a empresa. Dessa forma, cada risco precisa de um plano de resposta correspondente.

O planejamento deve envolver medidas preventivas e ações afirmativas para uma eventual cobrança, mitigando o risco ao máximo. Entretanto, existem algumas sugestões gerais que devem ser seguidas sempre que o assunto for cobrança.

Boas práticas

O cobrador jamais deve ser desrespeitoso para com o devedor. Além de desnecessário, isso pode resultar em uma ação por danos morais. Também é importante considerar acordos e negociações — às vezes, um acordo ruim é melhor que uma possibilidade de calote definitivo.

Sempre tenha em mente a proporcionalidade da resposta para cada caso. Valores maiores e urgentes precisam ser priorizados na gestão de crédito, exigindo mais empenho na cobrança.

Na prática, um plano para cobrança será diferente em cada empresa e para cada dívida, mas geralmente envolve os seguintes passos:

• quando ocorrer o atraso no pagamento, envie uma comunicação formal ao devedor, com um prazo extra para que ele honre o compromisso;
• utilize, preferencialmente, meios de comunicação que possam ser registrados, como e-mails e cartas com aviso de recebimento;
• se houver serviços e produtos pendentes para o devedor, interrompa o fornecimento;
• peça ao seu advogado para entrar em contato com o devedor. Nunca se desgaste cobrando a dívida pessoalmente ou informalmente;
• execute as garantias do contrato de cessão de crédito na Justiça. Só parta para essa etapa se o pagador não demonstrar nenhuma abertura para o pagamento ou um acordo justo, mas não protele demais a ação judicial, para não correr o risco de a empresa devedora entrar em falência;
• no caso do calote, lembre de incluir o devedor em uma lista de exclusão dentro do seu sistema de gestão de crédito.

​O papel da e-Sales na gestão de cobrança

Um bom sistema para gerir as cobranças faz toda a diferença, e é por isso que o Módulo Cobrança do portal Interbancos é o mais adequado. Ele dá todo o suporte em etapas indispensáveis desse trabalho, desde as questões mais complexas até a simples emissão de boletos para facilitar o pagamento.

O Módulo Cobrança dá suporte a algumas tarefas, como:

• gestão da carteira de clientes;
• emissão de boletos para pagamento;
• disparo de alertas de vencimento via e-mail;
• módulo com acesso ao sacado;
• função de recálculo e reimpressão de títulos vencidos.

Operações centralizadas

O portal Interbancos facilita muito a gestão de cobrança por ser uma plataforma única, em que todas as operações são realizadas de forma centralizada. Por lá, é possível ter integração com toda a rede bancária com a qual a empresa trabalha. Assim, as informações são checadas e controladas em um só ambiente.

Nesse trabalho, os responsáveis por verificar essas informações podem acessar os portais de cada um dos bancos. Isso dá um amplo controle dos recebíveis sem que haja um esforço maior que atrapalhe ou deixe a gestão mais confusa. Isso representa um só usuário e senha de acesso, simplificando muito, na prática, a atuação dos colaboradores.

Segurança nas demandas

Apesar das amplas funcionalidades do portal, a e-Sales também pensa na segurança das operações cotidianas. Por isso, contas-correntes em bancos não são acessadas diretamente pela plataforma, já que isso pode não ser seguro. Assim, a empresa pode limitar a atuação apenas à cobrança, minimizando ao máximo o risco de fraudes por parte de colaboradores.

Toda a gestão de cobrança é feita com a associação do CNPJ da empresa aos bancos. Dessa forma, a plataforma dispõe apenas as informações de recebíveis que aquele negócio tem na instituição financeira correspondente.

Essas práticas têm reflexo direto na relação com o consumidor. A empresa disponibiliza todos esses recursos de segurança na relação com os inadimplentes. Dessa forma, eles também têm total segurança quando forem quitar os valores que têm em aberto.

Facilidade nas operações

Colaboradores precisam lidar com uma série de processos complexos no cotidiano. Para eles, ter uma ferramenta que facilite o seu trabalho é algo importante, mas que deve levar sua função realmente ao pé da letra.

O Módulo Cobrança é simples de ser operado e traz todas as funcionalidades ao colaborador. Os diferentes módulos de demanda são acessados de maneira simples, tendo um padrão de interface, ou seja, são bem parecidos. Isso permite um aprendizado rápido e uma adaptação em tempo reduzido para a atuação cotidiana.

Os processos que podem ser executados também têm recursos que os tornam mais intuitivos e práticos. Todo o trabalho é automatizado, eliminando ao máximo qualquer prática manual. Emitir um novo boleto, por exemplo, é feito de maneira prática e simples, sem uma demanda a partir do zero.

Autonomia na operação

As empresas que usam o Módulo Cobrança têm total autonomia para realizar todas as tarefas que forem necessárias. Na plataforma, qualquer emissão é feita rapidamente, apenas com alguns cliques e o preenchimento de algumas informações. Isso dispensa uma comunicação que poderia atrasar o trabalho.

Essa integração com as informações dos bancos também dispensa o contato direto com as instituições no cotidiano. Depender dessa troca de informações constante poderia tomar tempo demais da operação diária. Com tudo na tela, não há necessidade de fazer contatos externos.

Atualização em títulos e boletos

Boletos podem vencer e isso pode gerar uma grande dor de cabeça, exceto quando sua empresa conta com a solução da e-Sales! Para quem está inadimplente, a data vencida de títulos pode ser um impedimento. Para evitar isso, a plataforma garante que eles sejam atualizados automaticamente.

Independentemente de quando ocorre o acesso, o vencimento do boleto será sempre relacionado à data de emissão. O cliente que está com valores em aberto não depende do envio de um título atualizado. Isso é feito de maneira automática no momento em que for acessado.

Suporte para todas as empresas que contratam a solução

Dúvidas, problemas e outras questões podem surgir durante o uso do Módulo Cobrança, o que não será um problema para as empresas clientes. A plataforma tem um suporte 24 horas por dia, durante os 7 dias da semana. Isso garante operações sempre executadas sem nenhuma interrupção prolongada.

Sendo assim, a qualquer momento é possível contar com a e-Sales para a resolução de um problema. Isso dá mais segurança às demandas, garantindo que todo o trabalho seja executado sem nenhum fator impeditivo.

A gestão de cobrança ajuda a sua empresa a manter a gestão financeira, controlando os recebimentos e evitando ao máximo a inadimplência. Realizar essa tarefa com boas práticas é fundamental para garantir retornos dentro da expectativa!

Para conseguir gerir o que sua empresa tem a receber, é necessário contar com um sistema eficiente! Entre em contato com a e-Sales e conheça mais sobre suas soluções de integração bancária!