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Saiba como usar a tecnologia para otimizar processos financeiros

Saiba como usar a tecnologia para otimizar processos financeiros

A gestão dos processos financeiros da empresa são centrais para a manutenção de uma boa posição da organização no mercado. O volume de tarefas é elevado e muitas atividades dessa área são bastante complexas. Porém, a tecnologia já oferece uma série de alternativas que possibilitam otimizar os procedimentos ligados às finanças.

Dessa forma, o empreendimento pode fazer um melhor uso do tempo, além de ter a possibilidade de minimizar o índice de falhas e retrabalho. Quer saber como os recursos automatizados podem ser usados para otimizar os processos financeiros do negócio? Confira o nosso post e entenda!

Qual a importância de utilizar a tecnologia para otimizar os processos financeiros da empresa?

A saúde financeira do empreendimento depende da efetivação dos procedimentos com eficiência e eficácia. Erros nessa área podem trazer grandes prejuízos para a corporação, oferecendo o risco de multas e perdas, e gerando a necessidade de efetivar correções em atividades complexas.

Com a tecnologia, é possível otimizar os processos financeiros, minimizando a chance de ocorrerem falhas e conferindo maior velocidade ao trabalho. Além disso, os recursos informatizados oferecem plataformas seguras e ágeis para o manejo de dados, o que garante a proteção da empresa contra invasões do sistema e roubos. Alguns sistemas, os chamados SaaS (Software as a Service), conferem ainda maior agilidade por sua característica de acesso web e disponibilidade dos dados e operações a qualquer momento e de qualquer dispositivo.

A dinâmica do mercado exige a aceleração dos métodos, na área de finanças isso não é diferente. Recursos informatizados permitem a corporação se adequar a esse ritmo, mantendo e aprimorando a qualidade no trabalho.

6 processos financeiros que podem ser otimizados com o auxílio da tecnologia

É possível otimizar uma série de processos financeiros com o apoio da tecnologia. Veja mais a seguir!

1. Automatização das cobranças

Fazer cobranças pode se tornar muito desgastante sem o apoio dos recursos informatizados, por que é necessário fazer cada fatura individualmente e ainda contar com os sistemas de bancos e prefeituras. Além de demandar muito tempo, a execução dessas tarefas apresenta uma maior suscetibilidade ao erro.

Isso pode ser facilitado com o apoio de ferramentas informatizadas, elas automatizam a realização de cobranças, havendo a possibilidade de emitir diversos boletos em um único lote. O sistema tem abertura para diversas formas de pagamento e conta com o recurso de envio automático de cobrança via email ou SMS.

Os softwares podem ser integrados aos sistemas bancários, o que torna desnecessário entrar na plataforma dos bancos para emitir recebimentos e fazer o controle. A conciliação bancária também é feita por meio do programa informatizado. Assim, as atividades são realizadas de forma mais rápida e há mais tempo para a equipe direcionar seus esforços para ações estratégicas.

2. Uso de sistemas de emissão de notas fiscais

A emissão de notas fiscais se tornou mais ágil com a mudança para o sistema de nota eletrônica (NFe). Nele, os arquivos são compartilhados digitalmente e toda a comunicação com a Secretaria da Fazenda é feita pela Internet. A empresa envia os dados da operação e recebe o arquivo XML, que é a nota fiscal de fato.

Esse sistema acelera o processo, mas quando as notas são muito numerosas, é um pouco trabalhoso, pois os arquivos XML são baixados um por um. Um sistema automatizado de emissão de notas fiscais pode ser uma boa solução para essa situação.

Uma ferramenta como essa permite a emissão da NFe atrelada a cada cobrança realizada, com isso, a organização otimiza a gestão das finanças e tem acesso a um serviço prático e seguro. É necessário ter certificado digital tipo A1 e configurar o sistema para utilizar esses softwares.

3. Aplicação de programas para controle de reembolsos

Ter uma política de reembolsos na empresa é uma ótima estratégia para tornar mais práticas as transações financeiras em caso de viagens a trabalho e eventos corporativos. Porém, fazer uma boa administração dessas tarefas pode ser bastante complexo.

É fundamental pedir aos colaboradores que entreguem comprovantes das despesas, mas mesmo assim, organizar esses gastos pode ser trabalhoso quando a equipe é numerosa.

Isso pode ser facilitado com o uso de soluções informatizadas. Com elas, é possível fazer o acompanhamento e a organização do reembolso, de forma que, por um lado, o profissional receba o dinheiro com rapidez e eficiência, e por outro, a empresa reduza o tempo de realização desta atividade.

4. Automatização da conciliação financeira

Fazer a comparação do saldo das contas bancárias com o controle interno de finanças é fundamental para garantir que o empreendimento tenha equilíbrio financeiro. Porém, essa pode ser uma tarefa exaustiva e que demanda muito tempo. As entradas e saídas são bastante numerosas e se os gestores não tiverem o devido cuidado, podem se confundir na administração dos registros internos e da conta bancária.

Com uma ferramenta informatizada, é possível importar os dados bancários dos extratos diretamente para o sistema. Isso minimiza a chance de erros e confere mais velocidade para o trabalho.

5. Facilitação da retirada de segunda via de boletos

Obter a segunda via de um boleto pode ser uma tarefa rápida, mas quando há um grande volume de documentos para emitir, isso pode se tornar um pouco mais complexo. Afinal, é preciso acessar o sistema, digitar os dados do cliente e emitir novamente o documento.

Com a tecnologia, esse processo se torna mais fácil. Um software apropriado pode armazenar as informações do consumidor. A importação desses registros para o boleto é rápida e demanda poucos esforços. Assim, retirar a segunda via de boletos se torna um procedimento automatizado e de simples execução.

6. Otimização do pagamento em lote

pagamento em lote é uma excelente alternativa para otimizar as tarefas na empresa. Essa funcionalidade permite que o profissional efetue a transferência de valores para vários destinatários de uma só vez. Assim, a organização pode ter mais agilidade e efetividade no trabalho.

Com as ferramentas tecnológicas, é possível fazer uso dessa funcionalidade para pagar salários, quitar várias parcelas de fornecedores ou transferir valores para diversos beneficiários em uma única operação.

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Os recursos tecnológicos são uma ótima proposta para maximizar a qualidade e a velocidade dos processos financeiros do empreendimento. Eles permitem a realização de transações bancárias com mais agilidade e efetividade, simplificando os procedimentos, reduzindo custos e garantindo mais segurança para a corporação.

Com essas ferramentas, os negócios podem ser facilitados e as falhas nas operações financeiras são minimizadas. E então? Gostou de aprender como otimizar os processos da empresa utilizando a tecnologia? Aproveite e compartilhe esse conteúdo nas suas redes sociais!