Cumprir o prazo de entrega dos produtos é fundamental para proporcionar uma experiência satisfatória aos clientes. Assim, os atrasos podem gerar uma série de consequências negativas para o negócio, por exemplo, perda de fidelização do público, aumento dos índices de reclamação, problemas na reputação perante o mercado, entre outros.

Sendo assim, é importante contar com indicadores que disponibilizem dados relevantes para serem analisados e que permitam a elaboração decisões estratégicas, a fim de melhorar a qualidade e o nível do serviço de entrega. Entre eles está o On Time Delivery (OTD).

Quer conhecer melhor sobre o assunto? Então, continue a leitura!

O que é o On Time Delivery e para que serve?

O On Time Delivery, conhecido como OTD, se trata de um indicador de desempenho que serve para medir quanto eficiente uma empresa se encontra na distribuição dos seus produtos, segundo o prazo estabelecido com os seus clientes no momento da venda.

Qual a importância de acompanhá-lo?

Os clientes esperam que a empresa cumpra a data da entrega acordada. Por esse motivo, é preciso estipular as expectativas corretas e não medir esforços para atendê-las. Caso a organização não consiga cumprir com esse prazo, o público pode encontrar um concorrente que consiga cumprir com o combinado.

É preciso ter em mente que ocorrências com a entrega no prazo não somente afetam a empresa, mas resultam em perda de reputação da marca e atingem demais setores da companhia. Afinal, o consumidor pode decidir não voltar a fazer novos negócios com um parceiro que entregou os pedidos com atraso e sem nenhum motivo plausível que justifique a falha.

Sendo assim, acompanhar o OTD é essencial para mensurar o nível de atendimento que a empresa oferta aos clientes. Afinal, quando o percentual se encontra abaixo do adequado, a métrica aponta que existem processos ineficientes na operação logística e gargalos que exigem análise e ações para solucionar os problemas, aumentar o percentual de OTD e conquistar a satisfação dos consumidores.

Além de medir o nível de eficiência da distribuição de produtos de uma empresa, ele também serve para avaliar o nível de serviço dos parceiros de transportes, ou seja, proporciona a visibilidade no cumprimento das determinações acordadas. Essas determinações podem variar conforme as regiões e as particularidades das entregas.

Lembrando de que a agilidade de entrega ao cliente final é um fator que contribui para novas vendas e satisfação, prevenção de perdas, melhora da reputação da empresa, otimização da gestão de estoque etc.

Como o OTD pode ser acompanhado?

O ideal é que ele seja acompanhado por sistemas que já fazem o tracking de pedidos, com a visibilidade de cada etapa desde emissão, separação, embalagem, expedição e entrega final. Isso vai trazer uma visão ampla do processo, mas evidenciando as etapas primordiais de medição do OTD, que vão desde a expedição até a entrega final. É preciso ressaltar que alguns embarcadores iniciam o processo de medição na fase de separação dos pedidos.

Como fazer o cálculo do OTD e quais variáveis devem ser consideradas?

O OTD é calculado da seguinte forma:

total de entregas feitas no prazo / total de entregas feitas x 100

Por exemplo: vamos supor que o total de entregas feitas no prazo foi 250 e o total de entregar feitas foi 1.000. Sendo assim, o cálculo será: 250/1000 x 100 = 25%. O ideal é fazer o cálculo usando as entregas feitas no período mensal.

Temos algumas variáveis nesse processo, mas podemos citar como principal o impacto de todo planejamento logístico. As etapas anteriores à expedição e a entrega dos produtos podem comprometer o resultado do OTD. Por exemplo, se o planejamento de insumos e estoques não está em funcionamento de acordo com o planejado, acontece uma ruptura do processo. Isso certamente vai comprometer a entrega dos pedidos, assim como a qualidade dos produtos.

A entrega no prazo é fundamental, mas receber o produto bem embalado, nas quantidades certas e em condições adequadas também. A cadeia logística é uma grande engrenagem que precisa funcionar. Os processos estão conectados entre si e ter a visibilidade do todo é fundamental.

Qual é o percentual adequado?

A meta estipulada para o alcance do OTD pode estar relacionado ao nível de exigência do cliente. Por exemplo: clientes considerados como grandes redes varejistas têm uma exigência elevada e o não cumprimento do prazo pode até mesmo gerar multa, mais conhecida como no-show, ao embarcador.

Já clientes menores, por vezes, apresentam maior flexibilidade. O ideal é começar a medição e estipular metas de crescimento por períodos, entendendo quais fatores oneram o processo de entrega e trabalhando ações junto ao time. Mas de forma geral, OTD acima de 90% já é considerado como aceitável.

O que fazer para melhorar o percentual de OTD?

É importante conhecer todos os detalhes da operação, principalmente da porta para fora. O horário de coleta das mercadorias no embarcador tem grande influência, visto que nem sempre os produtos viajam no mesmo veículo que retirou a carga. Geralmente, ocorre o que chamamos de transbordo no transportador, ou seja, após o planejamento de rotas é que a carga é despachada e, na maioria das vezes, ela tem janelas fixas de saídas em rotas.

Entender sobre a rota trafegada também contribui. Estar atento aos feriados e aos horários de recebimentos dos seus clientes é fundamental para não haver atrasos. Além disso, um bom alinhamento da operação com todos os envolvidos e definição clara dos prazos, certamente, pode elevar o percentual de OTD.

Como o sistema da eSales ajuda a acompanhar o OTD de forma eficiente?

O Entregou, plataforma da eSales voltada à gestão de fretes e distribuição, já tem de forma nativa a base para o cadastro das regras de negócios, que vai proporcionar esse acompanhamento aos embarcadores.

De forma mais detalhada, os prazos são imputados no sistema de acordo com as tabelas de fretes negociadas entre embarcador e transportador. Em posse dessas regras, o sistema acompanha o ciclo da entrega e acusa, ao fim, se o prazo foi ou não realizado. Além disso, de forma gerencial, o sistema traz indicadores apontando o percentual de OTD realizado pelo transportador.

Como você pôde perceber, é essencial ter uma visão completa da operação ligada às entregas dos produtos. Assim, o On Time Delivery é um indicador que precisa estar na estratégia da empresa. Já que proporciona dados relevantes, que vão permitir aos gestores acompanhar tudo que ocorre no processo logístico e, assim, garantir que os pedidos cheguem aos clientes no prazo definido.

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