Zelar pela gestão eficiente de documentos fiscais é primordial para que a empresa cresça da forma sustentável e segura, tendo em vista que qualquer problema em relação às documentações pode trazer prejuízos e penalizações aplicadas pelos órgãos responsáveis.

Manter a organização desses documentos pode ser um grande desafio para os gestores e, por este motivo, adotar medidas eficientes em busca de ter processos internos bem estruturados é muito importante, já que esse ato vai propiciar a regularidade do negócio, o pleno funcionamento, cumprimento das obrigações, consequentemente, o aumento da competitividade e destaque perante os concorrentes.

Quer saber como fazer o gerenciamento dos documentos fiscais de forma adequada? Então, continue sua leitura e confira as dicas que separamos acerca do assunto!

1. Crie uma política de armazenamento dos documentos fiscais

Para que o gerenciamento de registros fiscais seja bem-sucedido é preciso pensar em como será feito o arquivamento da documentação. Todos os recibos, notas fiscais e dados relevantes sobre o negócio precisam estar seguros e organizados.

Pelo fato do aumento das operações online, as impressões de NFs já não são uma obrigatoriedade, e o que ocorre em muitos locais é que não existe um controle adequado delas em computadores.

O armazenamento é um ponto de destaque, já que ele pode ser feito em arquivos físicos quando os documentos são em papéis ou em nuvem e sistemas quando digitais. A segunda opção reduz de forma considerável as possibilidades de perdas ou esquecimento.

Com a elaboração de uma política de armazenamento efetiva, o negócio estará mais protegido das fraudes e extravio de dados e poderá passar por fiscalizações com agilidade e tranquilidade.

2. Padronize a classificação dos documentos fiscais

Uma nomeação padronizada pode ser muito útil no momento de localizar os arquivos solicitados e desejados. A maneira de como será feita essa classificação fica a escolha dos profissionais, contudo, deve ser feita de acordo com as necessidades da empresa.

Um exemplo de como fazer essa nomeação é por meio no nome do cliente, seguido pelo do documento. Além disso, é possível utilizar as datas de emissão e recebimentos, ordem alfabética, entre outros. Porém, como geralmente os documentos são buscados pelo nome do cliente ou fornecedor e número, a primeira alternativa pode ser uma boa ideia.

3. Verifique a comprovação dos documentos fiscais

Um grande erro cometido pelas empresas é não conferir a veracidade dos documentos fiscais recebidos, o que pode provocar sérios prejuízos.

Por esse motivo, uma dica é estabelecer um método de averiguação desses documentos, que vai auxiliar no processo de conferência da autenticidade da assinatura digital na Sefaz do estado da companhia emitente. Esse cuidado é primordial para que a companhia não receba notas falsas ou tenha prejuízos no caixa.

4. Confira o banco de dados constantemente

A frequência da conferência do banco de dados vai depender do volume de entrada e saída de documentos que a instituição tem. Quanto maior, mais próxima a data de revisão deve ser, evitando que algum passe despercebido.

Uma periodicidade precisa ser estabelecida e respeitada e um profissional deve ser apontado para ficar responsável por essa revisão. A cada nova verificação, práticas corretivas e de acompanhamento precisam ser realizadas, como, por exemplo, a eliminação de duplicidades, a identificação de faltas, a realização de backups e outras.

5. Identifique o que pode ser excluído

Uma gestão de documentos eficaz também precisa incluir o processo de exclusão e descarte, com a finalidade de evitar o acúmulo desnecessário de arquivos. Isso deve acontecer tanto no meio físico como no digital. Manter apenas as documentações úteis e necessárias para o negócio é primordial.

No entanto, ter cuidado é imprescindível no momento de excluir os materiais, já que é necessário verificar os prazos mínimos de armazenagem, assim evitando que, quando solicitados pela fiscalização, a empresa não os tenham mais.

6. Digitalize sempre que possível

Quanto mais documentos virtuais, menos espaço físico será utilizado e o risco de perder registros importantes serão minimizados. Além disso, o compartilhamento de arquivos se tornará mais ágil e eficiente.

Nos dias atuais, recibos, notas fiscais, comprovantes e demais itens já contam com versões eletrônicas, assinados de forma digital, substituindo os arquivos físicos. Isso gera benefícios ao meio ambiente, pois reduz o lixo produzido e os impactos provocados por ele.

7. Facilite o acesso aos dados

Os colaboradores que lidam com os documentos fiscais precisam ter facilidade ao acesso e compartilhamento das informações. Por isso, os dados devem estar ao alcance de todos que os utilizam para as suas tarefas.

Caso mais de uma pessoa necessite lidar com os registros ao mesmo tempo, o trabalho se torna mais difícil, exigindo a existência de uma cópia de segurança bem sincronizada ao banco de dados principal.

Se os documentos estiverem em pasta, elas devem ser compartilhas na rede de trabalho privada da organização. Desse jeito, podem ser acessadas em diversos computadores, simultaneamente.

Com a solução em nuvem essa tarefa fica mais simples, pois as atualizações são automaticamente aplicadas a todos os usuários, que têm acessos próprios e independentes para o uso em qualquer máquina, até mesmo em dispositivos móveis e local.

8. Aposte na tecnologia

As inovações tecnológicas têm contribuído bastante para o desenvolvimento saudável das companhias. A automatização dos procedimentos é uma medida eficiente e que gera vários benefícios para a gestão dos documentos fiscais.

A utilização de um sistema específico pode desburocratizar várias atividades e facilitar a rotina dos colaboradores que executam essa função. Por meio desse recurso é possível:

• gerar vários documentos fiscais;
• emitir NFe;
• organizar e armazenar arquivos em nuvem etc.

Além disso, a tecnologia oferece mais segurança aos itens armazenados e aumenta a produtividade devido a automação das atividades. Quando ocorre essa otimização, é possível obter dados úteis e necessários sempre que solicitado.

Não há dúvidas de como a gestão de documentos fiscais é importante para o negócio. Então, não espere mais para colocar as dicas apresentadas em prática e fazer com que as rotinas de trabalho e manuseio de informações importantes se tornem mais simples, otimizando o tempo de realização das atividades e aumentando a produtividade de toda equipe.

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