O uso de sistemas de ERP para operações financeiras (sigla de Enterprise Resource Planning — Planejamento de Recursos de Empreendimento, em português) é fundamental para médias e grandes empresas. As quais lidam com diversos processos e muitos valores, o que gera uma carga muito grande de informações e tarefas para as equipes de gestão.

Isso porque, além de as planilhas não atenderem esses profissionais da forma que precisam, elas ainda não fornecem ferramentas cruciais para otimização de processos e garantia de exatidão nos dados.

Por isso, o que um profissional decisor necessita é de um sistema ERP, uma vez que essa solução auxilia tanto o trabalho do gestor quanto o funcionamento gerencial e operacional do negócio todo. Entenda mais sobre a ferramenta e seus recursos e veja por que sua empresa deve tirar proveito desse software.

Benefícios gerais do Sistema ERP

Em resumo, a solução é desenvolvida para gestão empresarial. Ela integra e sincroniza informações, processos e execução de tarefas de todos os setores da organização — operacionais ou não — na qual é implantada.

Então, a consulta e o fornecimento de dados concentram-se em apenas um canal, o que agiliza a comunicação, o desenvolvimento do trabalho de todos os funcionários e o relacionamento de informações, seja dentro de departamentos ou entre eles. Além disso, as influências entre números são atualizadas automaticamente, o que protege a empresa de erros perigosos.

Junto às possibilidades que envolvem apenas a organização e seus fatores internos, também é possível fazer integração e sincronização de dados do sistema ERP com elementos dependentes de agentes externos. Por exemplo, é possível gerenciar contas bancárias e emitir notas fiscais pelo software. Agora, vamos abordar recursos importantes que beneficiam especialmente o departamento financeiro.

Classificação de receitas e despesas

Ter as receitas e despesas classificadas é fundamental para um controle financeiro bem planejado, que forneça relatórios gerenciais úteis. Quando necessário, é preciso que os pareceres mostrem rápida e facilmente todos os itens existentes e o impacto de cada um nas finanças empresariais.

Contudo, além disso, o controle financeiro precisa estar condizente com a contabilidade — porque ela registra todos os fatos que envolvem valores. Esse alinhamento de movimentação fica por conta da sincronização e da integração existente na ferramenta.

Planejamento de fluxo de caixa

Tão importante quanto o fluxo de caixa atualizado e completo é seu planejamento, para que qualquer necessidade financeira ou possibilidade de investimento seja adiantada. Para isso, basta ter os lançamentos de obrigações e recebíveis provisionados no sistema ERP junto às suas datas futuras.

O acompanhamento das entradas e saídas deve ser feito com total atenção, a fim de manter o controle e usar esses dados para um planejamento bem estruturado, pelo qual é possível fazer projeções futuras.

Análise de Break Even

Essa avaliação da empresa tem a finalidade de calcular o ponto de equilíbrio do negócio — utilizando valores de produtos ou serviços e todas as suas despesas. O resultado indica quanto a empresa deve vender para que cubra todos os gastos e tenha lucro zero. Então, a partir daí, tudo o que for faturado passa a ser lucro líquido.

A análise é extremamente importante em algumas situações, como:

• avaliação periódica da sustentabilidade das operações para as finanças;
• estudo de viabilidade de novo produto ou serviço;
• projeção de metas e de crescimento.

Então, com um sistema ERP, é muito mais fácil mapear dados como despesas fixas e variáveis, preços praticados, lucro líquido por venda e margem de contribuição. Além do fato de todas essas informações poderem ser cruzadas no próprio software.

Segurança no acesso às informações

Ter acesso rápido e seguro a informações relevantes para uma gestão bem planejada é fundamental para o sucesso de uma estratégia. Por isso, o uso de um sistema ERP pode ser muito útil para uma administração bem estruturada.

Com a implementação desse recurso, é possível que cada departamento obtenha dados relevantes a respeito de sua atuação na empresa e, a partir deles, elaborem planejamentos estratégicos e relatórios para alinhamento.

Flexibilidade na análise da gestão

Com os relatórios em mãos, é possível fazer uma análise confiável da gestão implementada a partir de seus indicadores, identificação de pontos fortes e possíveis correções apontadas no estudo.

Esse trabalho promove a reflexão sobre o posicionamento da empresa, tanto no mercado quanto junto aos seus colaboradores e ao consumidor final, facilitando, assim, o aumento no padrão de qualidade apresentado.

Redução de erros e falhas financeiras

Uma vez identificados os pontos fortes e fracos, é possível fazer as correções necessárias e trabalhar pela melhoria contínua de todos os processos. Com as informações de cada departamento bem delimitadas, o plano de ações se torna muito mais efetivo.

Os resultados serão observados no aumento do padrão de qualidade e maior satisfação na execução de tarefas, diminuindo os índices de erros e consequentemente potencializando os lucros.

Melhora na tomada de decisões

Tomar as decisões corretas de acordo com os cenários apresentados é um dos principais desafios enfrentados por um gestor, por isso, um sistema ERP também é fundamental para esse momento.

Pensar de maneira ampla e definir os próximos passos da empresa é essencial e envolve a necessidade de clareza de raciocínio. Sendo assim, é preciso analisar com atenção e partir de uma base de dados confiáveis.

Também é preciso acompanhar o andamento do planejamento periodicamente, a fim de fazer todas as correções necessárias em tempo adequado. Com o uso do sistema ERP, o gestor pode ter acesso a todas as informações necessárias e se pautar nelas para melhorar a sua administração.

Eficiência na organização de documentos

Armazenar e arquivar documentos é um ponto central em qualquer administração. Uma vez que, caso ocorra algum erro nessa área, pode gerar problemas fiscais e prejuízos financeiros ao negócio.

Com o uso do ERP, esse processo é otimizado e facilita a organização de documentos de forma digital, ou seja, sem a necessidade de grandes espaços para armazenamento de pastas com arquivos. É eficiente e fácil de administrar.

A ferramenta é essencial para a gestão empresarial ao nível de trabalho diário e funcionamento. Contudo, também oferece resultados reais à empresa nas aplicações gerenciais — e não apenas para as questões financeiras.

Agora que você já sabe as vantagens do uso de sistemas de ERP para operações financeiras pode implementar esse sistema em sua empresa e desfrutar de seus benefícios. Quanto mais organizada for a gestão implantada, melhores serão os resultados alcançados, assim como o crescimento da empresa em seu mercado de atuação.

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