Entre as demandas da cadeia logística, receber volumes é uma das que exigem mais organização e controle. A ideia é que depósitos transmitam informações claras sobre sua capacidade de recebimento de cargas, pois, assim, as transportadoras conseguem fazer um trabalho certeiro. Para isso, o agendamento do recebimento de entregas é fundamental.

Hoje, com o desenvolvimento de ferramentas tecnológicas e sistemas voltados para a logística, fazer esse planejamento ficou muito mais simples. É uma tarefa desenvolvida toda em meios digitais, em que embarcador e fornecedor conseguem chegar a um acordo. O resultado torna o recebimento muito mais organizado.

Neste post, você entenderá melhor como é feito o agendamento do recebimento de cargas, qual sistema é usado e quais são os benefícios. Confira!

O que é o agendamento de recebimento de cargas?

Imagine um depósito ou uma doca que recebe, diariamente, milhares de volumes de diferentes fornecedores. Em meio a toda essa demanda, o mínimo de organização é necessário para que haja um trabalho eficiente na hora de recebê-los.

Para isso, fornecedor e embarcador precisam estar devidamente alinhados, o que significa a necessidade de comunicação integrada. O agendamento do recebimento é justamente essa prática, que tem um sistema como suporte, integrando transportadoras e o embarcador, seja um depósito, seja uma doca.

Como funciona

Essas plataformas são oferecidas pelo embarcador, já que é importante ter o controle rigoroso e adequado do espaço disponível diariamente para os novos volumes que chegam. Naturalmente, só quem gerencia o local consegue saber isso; por essa razão, o trabalho começa pelo embarcador, que cadastra os parâmetros que definem as capacidades e características de recebimento nesse sistema.

A plataforma é integrada com a transportadora, ou seja, ela tem acesso a esse sistema e consegue visualizar as janelas disponíveis para a entrega. Assim, esse entregador tem a autonomia para programar as entregas que fará, mas respeitando a disponibilidade de recebimento apontada pelo embarcador.

O depósito deixa todos os parâmetros já devidamente programados, ou seja, limita como será essa capacidade de receber novos volumes. É justamente isso que dá a autonomia às transportadoras, já que elas se deparam com tudo devidamente definido, então só precisam informar quanto e quando entregarão.

Para que a entrega seja concretizada, basta uma confirmação do depósito após a solicitação feita pela transportadora. Quando o cadastro da entrega é feito, o depósito recebe uma notificação, e, se tudo estiver correto, o agendamento pode ser autorizado na mesma hora.

Quais são as ferramentas utilizadas para a gestão de recebimento de cargas?

Para ter eficiência e dinâmica no agendamento do recebimento, é necessário contar com um sistema que torne essa prática simples para as duas partes. A comunicação é a base necessária nessa visualização de informações sobre a disponibilidade do recebimento dos volumes. Por isso, é importante que o sistema utilizado contemple quem recebe, mas também a transportadora, que precisa de autonomia.

Entregou

Hoje, uma das melhores soluções do mercado é o portal Entregou, plataforma que cumpre com esse papel ao oferecer um controle otimizado da capacidade logística de depósitos. Ele tem um módulo específico de gestão logística dedicado às demandas de agendamento e controle do pátio de recebimento.

A chegada dessa solução torna o trabalho colaborativo, uma vez que a gestão do depósito participa desse processo ativamente. Antes, sem essa solução, a transportadora fazia essa solicitação por e-mail ou telefone, cabendo ao embarcador se adequar rapidamente para poder conseguir receber o volume adequadamente.

Essa proposta colaborativa do Entregou é importante também para que haja mais transparência na relação entre transportadoras e depósitos. Assim, o embarcador sabe quem faz a solicitação e já deixa as informações de capacidade programadas, o que torna o processo mais ágil e rastreável.

Quais são os principais benefícios dessa prática?

A gestão de pátios que essas soluções proporcionam é acompanhada de vantagens de destaque, que tornam o trabalho logístico muito mais produtivo. O agendamento do recebimento de demandas traz benefícios concretos e que podem ser amplamente aproveitados por um pátio ou doca. Confira a seguir!

Burocracia reduzida

Em um fluxo tradicional, sem o uso desse sistema, o processo de solicitação de entrega acontece de maneira muito mais demorada e burocrática. É necessário enviar um e-mail ou fazer uma ligação com o pedido, o que gera maior tempo de espera e conferência. Como se sabe, tempo é um ativo escasso na logística!

Uma plataforma de agendamento simplesmente extingue a necessidade dessas solicitações em que é necessária uma confirmação mais formal para que o trabalho aconteça. O embarcador já deixa programada a sua capacidade de recebimento e quando pode receber, enquanto a transportadora só solicita e espera a autorização, que pode ocorrer no mesmo momento da solicitação.

Processo dinâmico

A agilidade faz muita diferença para quem gerencia um ou mais depósitos e também para transportadoras que trabalham com uma grande demanda de entregas diárias. Só um sistema é capaz de deixar esse processo mais rápido, já que tudo é feito em plataformas digitais. A solicitação, a confirmação e o envio de documentos se dão de forma ágil!

Um bom exemplo são as notas fiscais, fundamentais para quem gerencia movimentações de mercadorias em depósitos e centros de distribuição, já que, nelas, consta detalhadamente tudo que será entregue naquele pedido. A partir disso, há uma previsão melhor da organização dos volumes no depósito e ainda há a possibilidade de checar se há alguma informação incompatível.

Comunicação qualificada

Além de ser um processo burocrático, a troca de e-mails e a ligação também estão em um nível de comunicação que não é o mais adequado nessa relação logística. Por mais que sejam seguras, é possível ter uma dinâmica maior e sem perder a qualidade. Os sistemas oferecem isso com um processo que guia as duas partes da melhor forma.

Tanto a transportadora quanto o embarcador conseguem se comunicar com clareza, transparência, riqueza de informações estratégicas e a agilidade necessária. Por permitir automatizar o cadastro de parâmetros de recebimento, o uso dos sistemas torna esse processo de solicitação mais rápido, já que ele se depara com uma padronização prévia.

Antecipação de erros

Erros podem ser muito prejudiciais ao planejamento; por isso, o agendamento do recebimento permite antecipar qualquer informação que não esteja certa. A conferência das notas fiscais, por exemplo, evita o recebimento de produtos indevidos, sejam eles acima ou abaixo do que é o desejado.

Ter um sistema à disposição também ajuda muito a gerenciar o pátio e o seu espaço disponível para receber mais volumes. É fundamental ter esse controle amplo e, principalmente, dinâmico. Novos espaços são abertos o tempo todo, e, com uma solução de gestão, é possível mantê-los sempre bem aproveitados, por meio de relatórios de eficiência de entregas e ocupação de docas.

O agendamento do recebimento é uma prática importante para manter a organização de depósitos e docas. É possível controlar os volumes que chegarão para que tudo seja devidamente alocado nos espaços disponíveis, sempre respeitando a dinâmica logística do local.

O Entregou é a plataforma da eSales ideal para gerenciar essas demandas! Entre em contato conosco e saiba mais sobre essa solução!