Para que o setor logístico possa alcançar melhores resultados, é necessário analisar continuamente os dados gerados pela operação. Por meio dessa avaliação, será possível identificar gargalos, e pontos de ineficiência, contribuindo para um entendimento mais preciso de todas as informações do negócio e possibilitando traçar estratégias com o objetivo de otimizar todas as atividades relevantes ao setor. Nesse sentido, a auditoria de dados torna-se fundamental.

Pensando nisso, elaboramos este material para que você saiba o que é a auditoria de dados, qual é a sua importância, além de conferir dicas de como realizá-la na prática. Continue a leitura e saiba mais!

O que é a auditoria de dados e qual é a sua importância?

De acordo com Filipe Santos, Analista de Sucesso do Cliente na eSales, auditoria de dados é “uma revisão sistemática de todos os dados pertinentes de uma atividade ou processo, com o objetivo de identificar falhas e ineficiências da operação, além de garantir que as informações disponíveis estejam fiéis à realidade”.

Quais são os principais ganhos de uma auditoria de dados? Selecionamos os principais.

Redução de custos

O primeiro deles está relacionado à redução de custos. No setor logístico, quando há uma conferência de dados referentes aos fretes, há a possibilidade de identificar divergência de valores acordados em comparação com os realizados pelos parceiros do transporte, identificando cobranças extras e até mesmo custos duplicados.

Nesse sentido, a auditoria de dados contribui para que as informações, conforme explicamos, sejam fiéis à realidade, de modo que traga ganhos eficazes para o planejamento financeiro do negócio e possibilite a redução significativa dos gastos.

Fidelização de clientes

Também é importante mencionar sobre a análise da prestação de serviço dos parceiros. Tendo atenção à qualidade e à agilidade das entregas, consequentemente há mais possibilidade de melhorar o relacionamento com clientes, bem como para a atração de novos públicos para o negócio.

Quais são as principais etapas da auditoria de dados?

Agora que você já sabe um pouco mais sobre o que é a auditoria de dados e a sua importância, chegou o momento de entendermos sobre suas principais etapas. Veja!

Formalização de acordo comercial

O primeiro passo é a formalização de acordo comercial com os parceiros de transportes referentes às informações de custos de frete e prazos para cada rota que atenderá a operação. Esses documentos serão a base de informação para realizar a comparação com as cobranças e níveis de serviço apresentados pelos parceiros após a realização da operação de transporte.

Controle de notas fiscais emitidas na operação

Outro ponto importante é o controle de notas fiscais emitidas na operação. Dessa forma, é possível ter a visão de todas as entregas que devem ser atendidas pelos parceiros, além de utilizá-las como referência na cobrança de retorno da informação para cada uma delas.

Envio de evidências de entregas da nota fiscal

Seguindo por essa linha , é preciso exigir dos parceiros de transporte o envio de evidências de entregas para cada nota fiscal. Assim, é possível realizar a baixa no controle das notas fiscais, também utilizando como base de informação para comparação com os prazos de entregas acordados (conforme explicamos). Nessa etapa, caso sejam identificadas divergências, é preciso contestar junto ao parceiro.

Envio de documentos de transportes

É necessário exigir dos parceiros o envio de documentos de transporte que apresentem todas as taxas cobradas na operação de frete. Esse documento será a base de informação para a comparação com a tabela de custo de fretes. Da mesma forma, caso sejam identificadas divergências, deverá ser contestado junto ao parceiro.

Envio de faturas referenciando os documentos de transporte

Por fim, existe a necessidade de exigir dos parceiros o envio de faturas referenciando os documentos de transporte que compõem esse valor. Assim, será possível ter a segurança de que os pagamentos efetuados aos parceiros são fiéis às atividades realizadas.

Na auditoria de dados na logística, quais itens devem ser revisados?

Quando mencionamos sobre o tema, uma das dúvidas comuns está relacionada aos itens que devem ser revisados na auditoria de dados na logística. Confira quais são:

• tabela de custos de fretes acordada com cada parceiro;
• tabela de prazos de entrega de rotas acordado com cada parceiro;
• lista de eventos de transportes (ocorrências) determinadas na operação;
• composição de taxas dos conhecimentos de transportes;
• composição de informações de cobrança das faturas de transporte.

Como realizar uma auditoria de dados eficientes?

Filipe Santos menciona algumas etapas essenciais para que haja uma auditoria de dados eficiente na empresa. Veja!

Incentive o engajamento dos parceiros de transporte

Inicialmente, é muito importante que os parceiros de transportes sejam igualmente comprometidos na realização da operação de transporte e no envio das informações no tempo adequado.

Conteste dados divergentes

Mais importante do que ter um indicador, é realizar uma ação a partir desse dado. Dessa forma, os processos e a operação se tornarão mais eficientes. 

Entenda a frequência

Realizar a conferência dos dados com frequência é determinante para entender cada mudança de forma ágil. Como consequência positiva, essa estratégia contribui para prevenir impactos para a empresa.

Busque automatização

Buscar recursos e tecnologia para automatizar os processos de auditorias e identificação de divergências é essencial em um processo de auditoria de dados. Dessa forma, garantimos que nenhuma informação relevante será deixada para trás, principalmente em operações com grandes volumes de dados.

Por fim, Filipe destaca que “a auditoria de dados precisa ser vista como algo benéfico para toda a comunidade (embarcadores, parceiros, transportadores etc.). Com o engajamento de todos na consolidação das informações e ações de ajustes proveniente disso, influenciará um crescimento significativo em eficiência e qualidade em todo o circuito do mercado logístico.”, finaliza.

Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre a auditoria de dados, seu significado e a importância que traz para a empresa como um todo. Para que esse processo seja ainda mais eficaz, o ideal é contar com soluções pensadas para melhorar os resultados do mercado logístico. Por meio de algumas ferramentas, por exemplo, é possível registrar todas as informações de um negócio, bem como analisar continuamente o desempenho dos parceiros logísticos para conseguir elevar o nível de serviço.

Se deseja conhecer um pouco mais sobre o tema, entre em contato com a gente, converse com nossos profissionais e saiba mais!