Saber como montar uma rota de entregas estruturada é um desafio enfrentado por empresas de diferentes tamanhos e perfis. Em geral, quanto mais planejamento existe, melhores são os resultados logísticos de um negócio. Nesse sentido, o roteiro de entregas é uma ferramenta que merece atenção.

Basicamente, esse roteiro serve para indicar todos os passos necessários para que a entrega seja feita com qualidade e no menor tempo possível, otimizando o uso de recursos e satisfazendo o consumidor.

É comum que existam dúvidas relacionadas a esse processo. Por isso, neste artigo, vamos falar sobre o tema e esclarecer questões importantes. Não sabe como começar? Confira os nove passos sobre como fazer um roteiro de entregas eficiente.

O que é um roteiro de entregas?

Trata-se de um processo em que são elaborados trajetos otimizados entre diversos destinos, situados nas mais variadas regiões. Engloba cálculos e previsibilidade do percurso mais vantajoso para a empresa e para o cliente, o que torna capaz a redução da distância percorrida, o tempo gasto e demais aspectos.

Qual a sua importância?

Ao fazer o planejamento das entregas considerando alguns fatores relativos à rota a ser percorrida, o tipo de veículo adequado e outras informações relevantes, é possível definir uma rota que vai otimizar o tempo de deslocamento e assegurar entregas mais rápidas aos clientes, além de:

• otimizar o uso da frota, precisando de menos veículos para um mesmo roteiro;
• aumentar a taxa de ocupação dos veículos, fazendo com que seja possível transportar mais mercadorias em uma mesma rota;
• melhorar a mão de obra, evitando horas extras e contratação de terceiros;
• identificar o melhor percurso, diminuindo os custos logísticos e o tempo das entregas.

Quais são os tipos de roteirização existentes?

Os principais métodos de roteirização são:

• separação manual: nesse caso, é usado o CEP ou a rota, sendo que é o motorista que faz a sequência e realiza as rotas;
• separação semi-automática: o sistema realiza uma primeira separação com base em um cadastro de CEP ou rota, e alguém administra e faz os ajustes adicionais;
• separação e roteirização semi-automática: um roteirista define quais atendimentos vão para cada veículo e o sistema gera e classifica os atendimentos na melhor rota de entrega;
• roteirização automática: o sistema separa e realiza a sequência de todo o volume de entregas e coletas, usando a geolocalização que elabora uma rota muito mais assertiva e o roteirista somente confere ao final do processo.

A roteirização automática pode proporcionar alguns benefícios, por exemplo:

• eficiência: como as entregas serão feitas em um tempo menor, o faturamento também tende a ser mais elevado;
• produtividade do time: essa prática evita a necessidade de contratação de terceiro ou a utilização de horas extras por parte dos motoristas entregadores;
• agilidade: por meio do uso da tecnologia e as facilidades proporcionadas por ela, a roteirização e entrega passam a ser mais rápidas.

Como realizar um roteiro de entrega eficiente?

Planejar um roteiro de entrega eficiente pode parecer bastante desafiador. Mas, esse processo pode ser desenvolvido de forma simples ao implementar alguns passo essenciais e que vão ajudar em um desenvolvimento mais estratégico.

1. Faça um planejamento semanal do roteiro de entregas

Em vez de fazer o planejamento diário ou momentâneo, o ideal é criar um planejamento semanal. Você identifica todos os pontos que receberão entregas dentro desse período, de modo a definir os momentos adequados para cada uma.

Além disso, ao fazer um planejamento semanal, você pode notar que uma entrega com prazo para o começo da semana fica ao lado de uma com prazo para o final do mesmo período.

Em substituição de dois transportes, pode ser o caso de garantir o transporte de ambas. Isso gera otimização do processo e ainda oferece uma entrega antecipada: cliente satisfeito! Existem muitos softwares de planejamento de entregas que facilitam e garantem um bom resultado nessa tarefa.

2. Comece pela entrega mais distante

Todo processo precisará partir de um pouco em direção a outro, com as entregas sendo feitas pelo caminho. Nesse sentido, vale a pena começar pela parada mais distante, ou seja, o veículo começa mais longe e vem realizando as entregas até chegar ao centro de distribuição.

Essa é uma maneira especialmente eficiente de fazer o planejamento porque permite que o veículo esteja no sentido contrário de boa parte dos outros veículos, o que ajuda a evitar engarrafamentos e atrasos. Uma boa dica é utilizar uma ferramenta de tracking de entregas, que acompanha os pedidos e as entregas de forma realmente eficiente.

3. Defina os horários mais adequados ao montar uma rota de entregas

Embora haja fatores que possam influenciar na mudança do horário, o ideal é estimar um horário para cada entrega de modo a evitar os pontos que comprometam a eficiência. Para usar um caminhão em grandes cidades, por exemplo, é preciso considerar o rodízio estabelecido.

Ao usar veículos menores, por sua vez, deve-se considerar os horários de maior movimento no trânsito e que devem ser evitados. Não se pode esquecer, também, de conhecer o horário mais adequado para o cliente — e tudo isso deve entrar no roteiro.

4. Escolha o veículo certo

Em geral, um veículo maior faz mais sentido para um grande volume de entregas próximas, já que garante que haja o transporte simultâneo do máximo de itens. Por outro lado, em alguns casos em que se precise de maior rapidez, vale mais a pena escolher veículos menores, como vans, motos e a opção de bike delivery. Somente seu planejamento pode lhe dar essa resposta.

5. Considere os imprevistos

Imprevistos podem acontecer em qualquer processo, e na entrega não é diferente. Por exemplo:

• falha mecânica no veículo;
• congestionamento nas vias;
• furtos e roubos de carga e demais.

Outro ponto relevante para a elaboração de um bom roteiro é o levantamento dos riscos e imprevistos, que permite a elaboração de ações prévias com o intuito de minimizá-los. Mas, para que isso ocorra na prática, é importante fazer o monitoramento do status de cada entrega que está em andamento. Assim, o gestor consegue todos os dados necessários no menor tempo possível, bem como preparar soluções eficazes para solucionar eventuais problemas.

6. Planeje o carregamento

Com o roteiro definido e as rotas traçadas, é necessário levar em consideração uma etapa que começa ainda no centro de distribuição: o carregamento dos veículos. Isso significa que, diante da rota estabelecida, é possível desenhar a melhor configuração de carregamento. Com essa atitude, os itens que sairão primeiro ficam mais à frente do espaço de transporte, o que facilita seu acesso, diminui o tempo de carregamento e favorece toda a eficiência.

7. Conte com o auxílio de uma equipe preparada

Uma equipe preparada é fundamental para que o planejamento definido seja cumprido conforme o combinado. Sendo assim, é essencial que a empresa conte com profissionais alinhados com a estratégia.

O ideal é oferecer treinamentos constantes e auxiliar a equipe no que for necessário. Quanto maiores a integração e a clareza na comunicação, melhores serão os resultados alcançados e, consequentemente, a agilidade na entrega e satisfação do cliente.

8. Use um sistema próprio

Ter um sistema próprio de entrega é um diferencial importante para quem deseja manter excelência em seu planejamento de entregas. O ideal é contar com um sistema capaz de coordenar e monitorar todo o processo, assim como fazer os ajustes necessários sempre que for preciso.

Empresas que não apresentem a possibilidade de manter um sistema próprio devem redobrar a atenção ao planejamento e organizar-se para manter as etapas e os ritmos sob total controle – afinal, a ideia é criar um padrão de excelência.

9. Crie um mapeamento de riscos

Conhecer os riscos envolvidos em um processo de entrega é condição indispensável para que o alinhamento saia conforme o combinado. Para tanto, é preciso conhecer bem o trajeto que a mercadoria fará até chegar ao seu destino final, assim como as condições para que ele ocorra conforme o esperado.

O gerenciamento deve ocorrer estrategicamente, de modo a orientar a lógica estabelecida e cumprir os prazos devidamente. É preciso considerar fatores como: localização, riscos envolvidos, trajeto executado, condições meteorológicas, distância e facilidade de acesso, entre outros. Quanto mais esse levantamento for eficiente, melhores serão os resultados alcançados.

10. Combine as coletas nas rotas de entrega

As coletas que ocorrerem na rota de entrega devem ser organizadas de modo alinhado. O recomendável é definir pontos de coletas viáveis e que agilizem o processo, de modo que a entrega seja executada com o menor tempo possível e sem comprometimento na qualidade do trabalho realizado.

Para que o plano funcione com a devida eficiência, é necessária a criação de uma rede de integração, pela qual será possível manter a comunicação e alinhar todos os pontos com consistência e comprometimento. O ponto central é firmar a empresa como referência e oferecer qualidade máxima.

Agora que você já sabe como montar uma rota de entregas, pode desenvolver um planejamento e obter as vantagens de um trabalho eficiente. Depois de seguir esses passos e abraçar a tecnologia que existe hoje, o resultado é que você terá um roteiro de entregas altamente eficiente, favorecendo a redução de atrasos e aumentando a satisfação dos clientes de modo geral.

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