As rotinas do setor financeiro, sem dúvidas, fazem parte das principais inseridas dentro de uma empresa, tendo em vista que são responsáveis pela gestão de recursos do negócio e por assegurar sua expansão no mercado.
Contudo, para garantir o seu pleno funcionamento é necessária a implementação de medidas que aumentem a produtividade do departamento e, consequentemente a redução de custos, tendo em vista que são fatores preponderantes para que a companhia se mantenha competitiva e se torne um destaque entre os concorrentes.
Pensando nisso, elaboramos este texto com algumas dicas incríveis de como realizar uma gestão financeira adequada. Confira!
Quais são as principais rotinas do setor financeiro de uma empresa?
Dependendo do tamanho da companhia, o departamento financeiro pode ser dividido em vários setores, cada um responsável por um tipo de tarefa. Veja algumas delas.
Gerenciamento de contas a pagar e receber
Essa gestão deve assegurar o controle de contas oriundas do pagamento de fornecedores, consumo, entre outros, evitando o esquecimento da quitação de dívidas que podem incorrer em multas por atraso.
Tesouraria
Responsável pelo controle do fluxo de caixa, realiza diariamente o monitoramento de entrada e saída de valores. Por exemplo, acompanhamento das contas bancárias da instituição.
Aqui também é preciso ser feito o controle dos recebimentos, averiguação dos clientes que pagaram suas obrigações, para garantir um fluxo saudável com a entrada de toda quantia prevista em certo período.
Projeção financeira
Por meio da organização de informações financeiras feitos pela contabilidade, é possível elaborar um planejamento financeiro para obter um orçamento que possibilite a compreensão de quando é a hora certa para investir ou diminuir os custos.
Além disso, a equipe é responsável por criar metas para o futuro do negócio, por meio de dados atuais, identificando as chances e recursos que podem ser usados para que todos os objetivos sejam atingidos.
Contabilidade
Realiza as atividades que englobam as variáveis do patrimônio da companhia. Isso consiste em administrar seus ativos, por exemplo, imóveis, mercadorias, equipamentos, entre ouros.
Na contabilidade também é feito o cálculo de lucro ou prejuízo de uma empresa, a partir da comparação entre ativo e passivo. Por isso, os registros contábeis são essenciais para a tomada de decisão mais acertada.
Gestão de impostos
Entre as rotinas do setor financeiro, também está inclusa a gestão de impostos, quando uma empresa não possui o próprio departamento fiscal. Nele, são feitos os cálculos dos impostos a serem pagos e o cumprimento das obrigações tributárias.
Além disso, ele identifica o regime tributário mais adequado para a organização, evitando gastos desnecessários com o pagamento indevido de tributos.
Gerenciamento de riscos
Responsável pela análise dos riscos de crédito, mercado e demais variáveis econômicos que influenciam diretamente no crescimento sustentável do negócio.
Esse gerenciamento deve ser capa de prever esses problemas para que a empresa consiga se preparar e diminuir o impacto deles ou até mesmo evitar que ocorram.
Relacionamento com investidores
Um setor financeiro organizado, que consegue divulgar com exatidão as suas contas, é capaz de elevar a confiança na companhia facilitando a captação de investidores, já que se sentirão seguros com os números claramente expostos.
Como aumentar a produtividade no setor financeiro?
Algumas ações práticas de melhoramento devem ser implementadas para aumentar a produtividade desse departamento tão importante. Veja as principais.
Defina as rotinas
A estruturação das rotinas do setor financeiro engloba a definição dos processos necessários para que exista produtividade financeira. O atendimento externo e interno, armazenamento de documentos, registro de dados, entre outros, devem ser padronizados.
A equipe financeira deve saber o que e como fazer, com a finalidade de executar um trabalho alinhado. Isso evita erros e retrabalhos, contribuindo para que as atividades sejam realizadas dentro do prazo estipulado, impedindo a perda de dinheiro.
Realize um planejamento estratégico eficiente
As empresas que visam crescimento sabem onde querem chegar e o que deve ser feito para que isso aconteça, já que possuem um bom planejamento. O ideal é ser organizado e detalhado, mostrando todas as operações financeiras da empresa, obtidas por meio de um levantamento das receitas e gastos da instituição.
Enumere toda a quantia que deve ser paga e destaque as contas essenciais, como aluguel, salário dos colaboradores, empréstimos etc. No último caso, deixe claro o número de parcelas que ainda devem ser quitadas, pois isso possibilitará a realização de projeções a médio e longo prazo.
Controle rigorosamente o fluxo de caixa
O fluxo de caixa precisa ser rigorosamente controlado. Registre todos os dias as entradas e saídas que acontecem dentro da empresa, até mesmo os valores menores. Apenas esse controle permitirá entender a real saúde financeira da organização.
Arquive toda a documentação com frequência, para evitar o acúmulo de papéis e trabalho.
Estipule objetivos e metas
Para aumentar a produtividade do negócio, estipule metas e objetivos de economia. Reúna os gestores de outros setores e verifique com eles quais os recursos que necessitam de mais tempo e dinheiro. Realize uma avaliação criteriosa e defina objetivos de economia e metas que deverão ser cumpridas para alcançá-los.
Pesquise os ganhos e despesas da companhia nos últimos períodos, para conseguir essa definição e tenha em mente que cortes muitos baixos ou muito altos tendem a desmotivar os colaboradores, prejudicando as operações.
Conte com o auxílio de um software financeiro
Um sistema de gestão eficiente deve estar integrado com as demais ferramentas tecnológicas da empresa e, dessa forma, aumentar a produtividade financeira da instituição. Quando o recurso é bem estruturado, ele auxilia na otimização de horas de trabalho que podem ser revertidas em novas oportunidades para o negócio.
É importante que o programa promova a integração e padronização dos procedimentos, possibilitando o cruzamento de informações para que as decisões sejam tomadas de forma ágil é certeira, com base em dados seguros.
Conseguiu entender a importância de aumentar a produtividade das rotinas do setor financeiro? Por ser um dos departamentos mais relevantes da empresa, é fundamental adotar estratégias para que ele funcione de forma independente e efetiva. Afinal, se algo der errado pode comprometer todo o funcionamento das operações. Para facilitar o processo, você pode contar com uma solução adequada e eficiente.
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