Sempre que a empresa embarcadora precisar de uma transportadora para entregar a mercadoria até o cliente, a auditoria das faturas de transporte deve ser feita. Os principais documentos envolvidos são o CT-e (Conhecimento de Transporte eletrônico) e a NFS-e, ou Nota Fiscal de Serviço Eletrônica.

O objetivo de fazer essa auditoria é verificar se todas as condições acordadas entre o embarcador e a transportadora foram devidamente cumpridas. Nos próximos tópicos do artigo, trazemos mais detalhes sobre o procedimento, ressaltando a sua importância e por que o uso da tecnologia é fundamental na auditoria das faturas de transporte. Continue a leitura até o final e fique por dentro do tema!

Por que as empresas devem auditar as faturas de transporte?

A auditoria permite aos embarcadores verificar se há discrepâncias entre o valor negociado com a transportadora e o que consta no documento. A seguir falaremos sobre três dos problemas mais recorrentes que podem ser encontrados durante o processo de auditoria.

Erros de cálculo

Quando erros de cálculo ocorrem, tende a haver uma situação de desconfiança do embarcador para com a transportadora. Isso porque há a suspeita de que uma das partes agiu de má-fé, querendo tirar vantagem de uma empresa que não faz a auditoria de faturas ou realiza o procedimento de forma manual. Sempre que isso ocorrer, a divergência de valores deve ser comunicada à transportadora com o máximo de antecedência.

Cobrança por serviços não realizados

Embora o CT-e venha com a discriminação de todos os serviços acordados entre as partes, cobranças por atividades não realizadas são passíveis de acontecer. Quando a verificação dos documentos é feita manualmente, por exemplo, o colaborador responsável pode não identificar o erro. Caso perceba, ou tenha alguma dúvida sobre a natureza da cobrança, deve-se reportar à transportadora, para que esta faça a correção do documento.

Cobrança duplicada

Outra possibilidade é quando a transportadora envia para o embarcador o mesmo documento de cobrança duas vezes. Um procedimento simples que ajuda as empresas a não pagar mais do que o necessário é dar baixa no documento errado e fazer um novo, que contenha as informações sobre preço e serviços discriminados corretamente.

Portanto, auditar as faturas de frete ajuda o negócio a não perder lucratividade em suas operações. Além disso, a embarcadora passa a organizar melhor as notas fiscais e documentos de transporte, no intuito de mitigar os problemas citados. Podemos mencionar como principais benefícios da auditoria:

• risco menor de a empresa sofrer penalidades tributárias, pois a discrepância de valores pode fazer a embarcadora ter problemas de recolhimento de impostos junto ao fisco;
• a auditoria ajuda a empresa a identificar quais são os melhores parceiros de transporte;
• o fluxo de caixa da embarcadora passa a ter um índice maior de previsibilidade.

Como fazer a auditoria das faturas de transporte?

Muitas transportadoras trabalham com o sistema de pré-fatura, que são enviadas ao embarcador. Quando isso ocorre, uma boa prática é a empresa contratante do serviço fazer a devida verificação, pois esse contato inicial com o documento ajuda a identificar inconsistências, como discrepâncias nas tabelas de frete. Uma vez identificado o erro, ele deve ser logo reportado à transportadora.

Por que a tecnologia é importante na auditoria das faturas de transporte?

Embora a empresa que contrata a transportadora tenha a preocupação de auditar os documentos, se o processo é feito manualmente, erros ainda são bastante passíveis de acontecer. Principalmente quando a companhia já tem um volume considerável de operações, designar pessoas para essa tarefa tende a gerar ineficiência e menor produtividade.

Planilhas em papel ou feitas no Excel podem gerar problemas como duplicação de informações e retrabalho. Para mitigar essa falta de eficiência, existem softwares responsáveis por fazer o trabalho dos colaboradores com maior rapidez e precisão, liberando-os para desempenhar atividades mais estratégicas do setor. Acompanhe as subseções a seguir e veja os principais benefícios de usar a tecnologia na auditoria das faturas de transporte!

Facilidade no acesso e troca de dados

Quando se adota uma solução tecnológica, um dos ganhos perceptíveis é a melhor organização e rapidez no acesso aos dados. Dessa forma, o colaborador leva muito menos tempo na hora de fazer buscas no sistema, tornando o processo mais ágil. Vale ressaltar também que o envio de informações entre os departamentos ocorre com maior eficiência, reduzindo o volume de papéis e o retrabalho.

Dados centralizados

Quando as operações logísticas não têm uma única plataforma que armazene todos os dados dos setores, a tendência é que ocorram gargalos e lentidão nos processos. A integração é uma das principais vantagens do software, pois permite aos gestores identificar falhas com maior facilidade, uma vez que sua visualização do negócio passa a ser sistêmica.

Redução de custos

Mesmo que o investimento para adquirir um software seja elevado, a verdade é que a empresa certamente irá recuperar esse valor em um futuro próximo. Mais do que isso, ela passa a ver os seus processos ocorrendo com maior fluidez, com correção de falhas e automação de rotinas.

Esses fatores juntos geram receita, diminuindo despesas e gargalos que a companhia tinha antes e sequer os conhecia direito. Além disso, a empresa passa a digitalizar os seus processos, reduzindo o custo com papel e tinta para impressora.

Análises mais precisas

O Big Data é um dos principais motivos que faz com que as análises de dados sejam mais precisas. Isso porque ele reúne uma grande quantidade de registros e os transforma em informação útil, precisa e atualizada em tempo real. Isso impacta diretamente os processos logísticos, auxiliando a empresa, por exemplo, na cotação de transportadoras de respaldo no mercado.

A auditoria das faturas de transporte evita ao embarcador não só de pagar a mais pelo serviço contratado, mas também diminui o risco de problemas no recolhimento de impostos. Como falamos, a tecnologia é um componente fundamental nesse processo, e nós da eSales podemos auxiliar o seu negócio. Temos soluções voltadas para a logística, trazendo, entre outros benefícios, maior produtividade, redução de custos e organização das operações internas da empresa.

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