Nos últimos anos, o departamento de transportes deixou de ser visto apenas como um gargalo econômico e se tornou uma área estratégica para as empresas. Essa mudança foi responsável pela criação de metodologias de trabalho que atuam para acompanhar os indicadores de desempenho de cada área da logística.

Assim, apesar de sua atuação operacional, as atividades desse departamento impactam diretamente toda a organização — como o marketing, ao impactar o grau de satisfação dos clientes, e a área financeira, ao afetar os custos da empresa.

Devido à sua importância, neste post, você conhecerá 11 indicadores de desempenho que precisam ser acompanhados. Continue a leitura!

Por que os KPIs não são apenas métricas?

Em termos simples, os indicadores de desempenho — ou KPIs — são uma ferramenta de gestão utilizada para mensurar os resultados de determinado processo. Eles oferecem parâmetros para que a produção seja acompanhada e comparada em diferentes períodos, facilitando o trabalho de tomada de decisão do gestor e os planejamentos estratégicos.

Ao contrário do que muitos pensam, os KPIs são absolutamente diferentes das métricas. Enquanto as últimas demonstram o resultado bruto das atividades operacionais — número de viagens feitas, por exemplo —, os KPIs expressam os resultados reais da empresa pautados em uma análise estratégica — como o tempo médio de entrega.

Sendo assim, os indicadores de desempenho são mais específicos que as métricas e selecionados para acompanhar resultados pontuais no exercício das atividades da empresa. Quanto mais específicos, maior será a sua capacidade de demonstrar dados importantes para a tomada de decisão.

Entretanto, antes de colocar esse conceito em prática no seu negócio, que tal tirarmos possíveis dúvidas sobre o que são os indicadores de desempenho de logística e de que maneira eles são definidos?

Como são definidos os indicadores de desempenho?

A definição dos KPIs, devido à sua natureza, está intimamente ligada à estratégia de um negócio. Isso significa que, mesmo que alguns indicadores sejam fundamentais para a empresa X, eles serão dispensáveis para a empresa Y.

Apesar disso, os pontos principais para a definição de indicadores de desempenho logísticos são: o estoque, o transporte e a segurança da carga. Como eles são o “produto” do setor, o resultado desses três pontos demonstra a eficiência logística da organização.

Dessa forma, ao se basear nesses três fatores, a companhia poderá definir os indicadores de desempenho mais relevantes para acompanhar seus resultados, sempre considerando a estratégia adotada — se a ideia é focar a fidelização de clientes, por exemplo, o tempo médio de entrega é fundamental.

Quais são os 11 principais indicadores de desempenho?

Agora que você aprendeu um pouco mais sobre o KPI de logística, chegou o momento de apontarmos quais são os 11 principais indicadores que podem ser adotados.

Mesmo que a definição de KPIs seja algo que varia de negócio para negócio, alguns indicadores de desempenho são comumente utilizados nesse setor logístico; por isso, é importante considerá-los. Veja os principais abaixo!

1. Nível de serviço de entregas

Esse indicador de desempenho mede o cumprimento dos prazos de entrega e é um dos principais da logística. Ele leva em consideração o tempo que a carga demorou para chegar ao cliente a partir do momento em que o caminhão foi liberado para transporte.

Além disso, é possível aprofundar a análise para considerar se o pedido foi entregue em sua totalidade ou somente parcialmente — situação que deve ser evitada, pois há o aumento de custos e reclamações por parte dos clientes.

Com esse indicador, é viável identificar os principais problemas com as entregas em determinadas regiões e atuar para buscar soluções que previnam falhas e atrasos.

2. Tempo de ciclo do pedido

O indicador de tempo de ciclo do pedido é um pouco mais amplo do que o de nível de serviço. Em muitos casos, é chamado de Lead Time, já que a sua medição leva em consideração o tempo que um pedido leva para ser concluído. O prazo começa a contar quando ele é inserido no sistema pelo usuário até o momento em que é recebido pelo cliente final. Ou seja, abrange todo o processo.

É importante fazer esse cálculo, pois nem sempre os atrasos nas entregas são de responsabilidade do transporte, podendo ocorrer devido a um item que não estava disponível em estoque, mas cuja falta não foi apontada no sistema. Outros cenários de falha podem acontecer pelo atraso na liberação da documentação do veículo, pela demora no carregamento, entre outras várias razões.

Dessa forma, o gestor consegue identificar os gargalos e criar ações para minimizar ou eliminar os impactos negativos.

3. Índice de ocorrências

As ocorrências são registradas toda vez que algum evento que não havia sido planejado se concretiza. Podem ser abertas devido a avarias, extravios, trocas ou devoluções, por exemplo. Ou seja, todos os casos em que o pedido não pode ser entregue em sua totalidade ou dentro do prazo.

Essa avaliação ainda pode ser segmentada para identificar as causas que resultaram em mercadorias devolvidas pelos clientes.

Esse é um indicador de desempenho que não pode deixar de ser mensurado, pois essas ocorrências provocam aumento de custos e desperdício de tempo, bem como comprometem a produtividade e causam retrabalhos. Ou seja, além de afetar o andamento do planejamento original e trazer impactos para a rotina, proporcionam uma experiência negativa ao cliente.

4. Percentual de cargas rastreáveis

O cálculo desse indicador leva em consideração a razão entre o número de cargas que podem ser rastreadas e o total de itens que foram enviados no mesmo período. Além de ajudar a compreender o grau de sofisticação e automatização do transportador, ele ajuda a entender até que ponto a análise de nível de serviço é confiável.

Por exemplo, dificilmente é possível confiar em uma análise de nível de serviço de um transportador que tem apenas 40% das suas cargas rastreadas. Isso, porque os outros 60% podem apresentar dados muito diferentes, o que provocaria um furo na análise, invalidando os dados de indicadores de desempenho de logística por falta de referências.

Isso ocorre porque a clareza das medições é essencial para a tomada de decisão, portanto, dados incompletos podem afetar os cálculos e demonstrar uma situação que não corresponde à realidade da empresa.

5. Exatidão das notas de transporte

Para operadores logísticos, esse indicador serve para identificar a quantidade — ou o percentual — de notas que foram emitidas sem erros durante determinado período. Os erros mais comuns podem ser referentes a valor incorreto, falta de informações e divergências de peso, por exemplo.

Esse acompanhamento possibilita a verificação de retrabalho e de duplicidade de documentos fiscais, bem como o pagamento dos tributos por nota fiscal ou conhecimento de transporte. Como resultado, esse KPI de logística pode ser utilizado tanto para compreender a qualidade do serviço de transporte que é prestado quanto para avaliar a necessidade de retrabalho.

6. Cálculo da conta frete

Esse é outro indicador de grande impacto no desempenho logístico de uma empresa. Consiste no resultado da soma do custo total de frete desconsiderando os gastos operacionais. Assim, é o somatório de todo o pagamento devido à transportadora pelos serviços prestados.

Ele pode ser usado para acompanhar os gastos com frete em diferentes períodos, comparando as opções disponíveis de transporte, auxiliando na previsão de gastos e pesando, significativamente, no orçamento estimado da área. Além disso, a conta frete também pode ser pautada em um mapa de calor, o que ajuda a otimizar as rotas de entrega e a remanejar demandas para evitar envios menores.

7. Tempo de atraso das entregas

Como indicador de processos internos, esse é um KPI essencial para medir a eficiência logística e o impacto dessa atividade no relacionamento com o cliente. O objetivo é entender o tempo de atraso que vem sendo praticado pela empresa.

Dependendo do valor encontrado, a organização pode repensar sua estratégia de várias formas. As duas mais comuns são: aumentar a eficiência logística, principalmente na redução de burocracia e na otimização de rotas, ou alterar a data da entrega estimada para uma perspectiva mais realista, baseada nos últimos resultados.

Desse modo, é possível oferecer maior transparência na relação com o cliente e aumentar a confiabilidade.

8. Nível médio de estoque

Um dos mais importantes indicadores de desempenho para uma empresa que foca em logística é o nível médio de estoque. Como o nome revela, esse KPI indica qual é o nível médio do estoque da empresa durante um determinado recorte, que pode ser por período de tempo, categoria de produto, centro de distribuição, sazonalidade e outros.

A fórmula para esse cálculo depende do recorte que fazemos na análise. Se a ideia for medir o nível médio do estoque durante um período, a fórmula consiste em somar os estoques finais de cada período e, depois, dividir pela quantidade de tempo selecionada.

Por exemplo:

• nível médio de estoque do semestre = soma dos estoques mensais / 6.

Já se o objetivo é calcular o nível médio de estoque de um determinado produto, a divisão será feita pela quantidade de SKUs relacionados àquela mercadoria. Por exemplo:

• nível médio de estoque do produto X = 3.000 unidades / 5 SKUs

9. Custos logísticos

O custo logístico de uma empresa consiste na soma de todos os gastos que uma empresa deve fazer em suas operações desde que um produto é produzido até ser entregue ao cliente. Isso inclui o nível de desperdício de materiais, custos do estoque e inventário, gastos com transporte, processamento de pedidos, impostos, taxas aduaneiras e outros.

No geral, o custo logístico costuma ser apresentado dividido em vários recortes, para melhor compreensão da equipe de gestão. Alguns dos recortes mais utilizados são os custos internos (aqueles que acontecem dentro da operação da empresa), custos externos (aqueles que ocorrem fora da empresa) e custos por produto.

10. Acuracidade de inventário

Este indicador de desempenho mede a precisão do controle entre o estoque físico e o contábil. Ou seja: indica qual o nível de perda de produtos na linha operacional da empresa, incluindo por causa de desperdícios, erros humanos e outras razões.

Normalmente, a acuracidade do inventário costuma ser medida mensalmente ou a cada contagem de item. Para chegar ao valor, deve-se contar cada item no estoque físico e comparar com os dados do inventário contábil. A fórmula é bem simples de usar:

• acuracidade do inventário por item = (quantidade física do item * 100) / quantidade do item no sistema.

11. Pedido perfeito

Um pedido perfeito é aquele em que não houve nenhum tipo de problema. O pedido foi entregue ao cliente completo, dentro do prazo, sem nenhum tipo de problema na linha de produção, logística ou documentação.

O objetivo de uma empresa, claro, é sempre entregar todos os produtos com perfeição, mas isso nem sempre é possível. Calcular o índice de pedidos perfeitos ajuda a entender o quão longe a companhia está desse objetivo.

Além disso, fazer recortes do indicador de desempenho com base na linha de produto, sazonalidade ou método de logística ajuda a identificar os elementos que prejudicam a companhia e permite que a gestão tome atitudes para consertar o problema.

A fórmula de cálculo dos pedidos perfeitos é a seguinte:

• pedidos perfeitos = (número de pedidos perfeitos realizados * 100) / total de pedidos

Como um sistema de gestão contribui para melhorar cada KPI de logística?

Ao analisar os indicadores de desempenho, o principal fator a ser considerado é a qualidade das informações utilizadas na sua elaboração. Por exemplo, registros manuais e tabelas eletrônicas tendem a ser pouco confiáveis, pelos eventuais erros de lançamento, fórmulas incorretas ou problemas de arquivamento.

Um sistema de gestão atua para corrigir esse fator ao garantir que as atividades de todas as áreas são integradas, e os registros estão consolidados em uma mesma base. Isso ocorre porque a área de logística não funciona de forma isolada. O seu funcionamento depende:

• da gestão de estoque dos itens armazenados;
• da aquisição de materiais pelo setor de suprimentos;
• da emissão de documentos de frete pelo setor fiscal;
• da alocação dos custos operacionais pela área contábil.

Um programa voltado para a gestão de transportadoras vai além das atividades relacionadas à medição dos resultados. A sua utilização tem impacto direto na operação logística como um todo, pois oferece a possibilidade de planejar os prazos de entrega de acordo com a demanda do cliente. Além disso, viabiliza o cálculo da precificação exata dos serviços de frete, tornando os preços mais competitivos em relação ao mercado.

Portanto, a definição de indicadores de desempenho, bem como seu acompanhamento, deve ser uma atividade rotineira para o setor — e que pode ser aprimorada com um sistema de gestão.

De que maneira é possível escolher o sistema ideal para a sua empresa?

Devido à ampla disponibilidade de ferramentas oferecidas pelo mercado de tecnologia, é fundamental ter alguns cuidados antes de tomar a sua decisão. Por isso, dedique tempo para pesquisar potenciais fornecedores desse serviço e avalie alguns fatores, como:

• custo de implantação;
• expectativa de retorno;
• oferecimento de suporte técnico;
• serviço de treinamento da equipe;
• prazo para concluir a implementação;
• possibilidade de customização do programa.

O primeiro passo é mapear as atividades desempenhadas para identificar a real necessidade de uma ferramenta informatizada. A clareza dessa informação ajuda a optar por um sistema simplificado ou mais robusto, de acordo com a complexidade dos processos.

Em seguida, é importante definir o orçamento para esse projeto, a fim de não comprometer a saúde financeira da empresa. O controle dos gastos é essencial, principalmente, em investimentos que oferecem retorno de longo prazo.

Como verificar se o KPI de logística é realmente eficaz?

Diante do exposto, vale reforçar que os indicadores de desempenho são instrumentos importantíssimos para qualquer gestão. Porém, para que eles sejam realmente eficazes e possam auxiliar a aprimorar os processos e seus resultados, o ideal é que estejam alinhados com as estratégias e os objetivos da empresa.

Se isso não for respeitado, a companhia corre o risco de definir indicadores em excesso, normalmente sem finalidade alguma. Isso vai contra o princípio de qualquer KPI de logística, já que indicadores de desempenho servem para mensurar pontos importantes da estratégia organizacional, facilitar o acompanhamento dos resultados da empresa e permitir o planejamento estratégico.

Neste artigo, vimos quais são os indicadores de desempenho mais importantes para a área de logística, além de aprender qual a importância de controlar esses dados e agir com foco em torná-los melhores. Com essas informações, sua empresa poderá prestar serviços cada vez mais adequados, com menos custos e maior margem de lucro, o que é essencial para o crescimento sustentável.

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