Em um processo logístico, diferentes etapas devem ser consideradas para que a cadeia produtiva traga bons resultados ao negócio, bem como para evitar que haja qualquer tipo de equívoco entre as partes (seja transportador, seja embarcador, seja fornecedor). Isso contribui para trazer melhorias no relacionamento entre a empresa e suas conexões, além de possibilitar mais produtividade de todo o time. A auditoria de valores de frete é um desses pontos.

Neste artigo, a gente explica mais detalhes sobre o que significa essa auditoria, sua importância, além de ressaltar a diferença existente entre auditoria de valores de frete pago vs contratado. Todo o texto foi elaborado com base na entrevista de Mirane Torres Lima, Gerente de Desenvolvimento de Negócios da eSales. Confira!

O que é auditoria de fretes?

É o processo de conferência, ou seja, a verificação entre o que foi negociado entre transportador e embarcador e descrito na tabela de fretes, está sendo praticado na íntegra. O detalhamento de todos os valores e regras que compõem o custo do frete, como prazos, rotas e generalidades. Esta conferência contribui para que a empresa tenha:

• total controle dos processos — uma vez que vai haver maior transparência e melhor organização das informações;
• análise mais precisa — com o uso de ferramentas adequadas, há a oportunidade de mensurar dados, evitando erros comuns do processo logístico;
• otimização nas entregas — justamente por ter um controle mais preciso dos dados e das informações, há a possibilidade de acompanhar diferentes etapas do transporte, o que permite um melhor planejamento do processo como um todo;
• evita a cobrança de serviços não realizados — por meio da auditoria, a empresa vai realizar a conferência detalhada dessas informações, o que garante que todas as cobranças feitas sejam de fato de serviços contratados.

Qual a diferença entre auditoria de valores de frete pago vs contratado?

De acordo com Mirane, “a diferença é que quando a gente contrata um frete e não audita, por inúmeros motivos, o transportador pode nos cobrar um valor indevido”. Nesse sentido, com a auditoria, há a garantia de que os valores negociados em tabela estão sendo cumpridos.

Geralmente uma das etapas no processo do transportador consiste em imputar no sistema interno, a tabela de fretes acordada com o embarcador, porém, em muitos casos há uma ruptura. E esta por sua vez, acaba gerando uma discordância entre o que foi combinado comercialmente. 

Quando não se faz a auditoria de frete, a empresa simplesmente “paga no escuro”.

Além disso, a composição de um conhecimento de transporte deriva de várias taxas:

• frete-peso;
• frete-valor;
• taxas gerais;
• pedágios;
• generalidades (TRT, TDE, TVD por exemplo), entre outros.

Como são inúmeros pontos que compõem o valor do frete, as chances de algo sair errado aumentam consideravelmente. Caso uma taxa esteja com o valor acima do acordado, o embarcador pagará um frete maior e isso afeta diretamente a conta de frete da empresa — o que comprova mais ainda a necessidade da auditoria.

Quais os benefícios da auditoria de fretes?

Mirane destaca que o principal benefício da auditoria de fretes é o cumprimento do orçamento logístico. Quando a empresa faz o orçamento baseado em cima da meta de vendas durante o ano, estabelece-se o percentual de frete. No entanto, se não houver a conferência desses fretes, pode haver uma surpresa por parte da empresa, que pagará um valor acima daquele planejado inicialmente, o que traria mais custos.

Sem a auditoria existem os riscos de se deparar com uma discrepância muito grande nos valores: “por meio da auditoria, tenho a garantia de que o que eu estou pagando é o que de fato contratei”, afirma.

Além disso, a empresa também poderá detalhar e entender os custos envolvidos no transporte e assim planejar melhor a distribuição de seus produtos. Pois, a auditoria ocorre com base nas principais premissas da composição do frete: peso do produto, valor da nota fiscal e rota de entrega.

Como a tecnologia pode auxiliar nesse processo?

A tecnologia tem como diferencial trazer agilidade e efetividade a todo o processo. Quando se fala em frete, dependendo do tamanho da indústria (desde as menores até as maiores), o volume de conhecimento de transporte para conferir (quantidade de transportadores também entra nessa etapa) é muito grande. Caso isso seja feito de forma manual, dificilmente haverá uma conferência assertiva e em sua totalidade, uma vez que há muita informação para ser analisada.

Consequentemente, todos os problemas já mencionados podem ocorrer na indústria, o que traria danos para o orçamento e para os resultados a longo prazo. Sendo assim, as chances de não alcançar as metas pré-estabelecidas no planejamento logístico aumentam.

Sistema para auditoria de fretes

Mas o que é preciso considerar ao escolher um sistema para auditoria de fretes?

O primeiro cuidado é que seja uma solução conhecida do mercado e que tenha bom relacionamento com transportadores para promover facilidade na integração. Quanto mais transportadores parceiros, mais fácil será o processo de implantação.

Além disso, é preciso prezar por um sistema que tenha transparência e seja de fácil usabilidade e de fácil implantação. A disponibilidade do suporte técnico oferecido pela empresa, tanto para embarcador quanto para transportador, também é um ponto de extrema importância, visto que a movimentação logística ocorre 24h por dia e contar com um amplo apoio, evita paradas desnecessárias. 

“A conferência é o ponto principal, mas temos fases anteriores e posteriores que devem ser ofertadas pela ferramenta para que haja maior efetividade na conclusão desse processo”, afirma.

Neste conteúdo, você pôde entender um pouco mais sobre a auditoria dos valores de frete, a sua importância e como a ausência dessa atividade pode prejudicar a indústria. Como vimos, para a escolha adequada de um sistema como esse, é importante que tenha toda a complexidade necessária para que todas as etapas sejam executadas e analisadas de forma eficaz.

Se você deseja conhecer um pouco mais sobre o Entregou ou quer saber como ele funcionaria em sua indústria, não deixe de acessar nossa página, conversar com nosso time de especialistas e tirar suas dúvidas sobre o tema!