Não há dúvidas da importância para as empresas de buscar meios para manter o ambiente de trabalho organizado, reduzir desperdícios, manter processos padronizados e mais eficientes e, com isso, melhorar seus resultados. Nesse caso, a metodologia 5S pode ser uma boa opção, já que se trata de uma ferramenta de gestão capaz de contribuir para que organizações de qualquer porte e ramo de atuação reestruturem suas operações e aprimorem as práticas de organização.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para explicar melhor como funciona essa metodologia e de que forma pode ser aplicada na logística. Confira!

Como a metodologia 5S funciona?

A metodologia 5S é constituída de cinco palavras de origem japonesa. A seguir, veja o significado de cada termo e suas características.

Seiri (senso seletivo)

Esse conceito tem a finalidade de selecionar aquilo que for útil para o setor de trabalho. Nesse caso, o ideal é considerar ferramentas, equipamentos, materiais e demais recursos que realmente são significativos. Então, os itens supérfluos podem ser reutilizados ou descartados. Para ajudar nesse processo, você pode refletir sobre os seguintes pontos:

• o que pode ser armazenado;
• qual é a utilidade do item;
• onde o item seria melhor usado;
• o que pode ser jogado fora.

Caso não consiga a resposta para essas perguntas, você pode separar o objeto para uma análise posterior. Quando aplicado de forma efetiva na logística, esse primeiro termo já contribui para a redução do tamanho do estoque ou de materiais desnecessários para a operação do negócio. Também, ajuda na diminuição do custo com o armazenamento, simplifica a limpeza e aprimora o fluxo de circulação dentro da área, com o ganho de espaço.

Seiton (senso de organização)

Aqui, o intuito é oferecer de maneira ordenada as principais ferramentas de trabalho, de forma que elas fiquem disponíveis em locais de fácil acesso e rápido alcance. A ideia é simplificar o dia a dia dos colaboradores da equipe. Isso porque é possível organizar o ambiente com a separação dos itens em ambientes específicos, além de identificar de forma padronizada com etiquetas, marcações, placas e demais.

Entre os principais resultados dessa prática, podemos apontar identificação simples dos itens do estoque, otimização do tempo que poderá ser aplicado para a execução de outras tarefas, redução do deslocamento e minimização da quantidade de locais inseguros para armazenar certos objetos.

Seiso (senso de limpeza)

A higiene também é necessária para construir um ambiente laboral saudável. Isso porque um lugar limpo consegue influenciar os indivíduos de forma positiva. Sendo assim, o terceiro senso visa simplificar a limpeza dos locais produtivos, eliminando sujeiras e materiais desnecessários para o desenvolvimento das atividades.

Também, busca ajudar na compreensão do que provoca tanta sujeira em um ambiente determinado. Para isso, você pode pensar nas respostas de perguntas que podem colaborar para ações preventivas e de conservação da higiene no local de trabalho, como:

• O que está gerando a sujeira da área?
• Qual o tipo de limpeza é adequado para manter o ambiente agradável e limpo?
• Com qual frequência a higienização deve ser feita?

A adoção dessa estratégia auxilia na conservação de equipamentos, redução de acidentes e melhora na saúde e no bem-estar da equipe.

Seiketsu (senso de padronização)

Tem a finalidade de potencializar os sensos anteriormente apresentados no dia a dia de trabalho de toda a organização. Aqui, se busca a incorporação dos princípios em toda empresa da mesma maneira. Nesse sentido, a padronização objetiva criar regras para realizar certa atividade, tornando o trabalho consistente e viável para que todos saibam executá-lo igualmente.

Na logística, esse senso influencia diretamente no desenvolvimento das funções. Com ele, fica mais fácil reduzir retrabalhos e perdas efetivas durante as operações, já que processos que seguem um padrão permitem a melhoria contínua das tarefas, considerando que existe um ponto de referência.

Shitsuke (senso da disciplina)

O objetivo do último senso é assegurar que todos os outros sejam cumpridos. Para que a metodologia gere os resultados esperados, é preciso manter a autodisciplina de todos os trabalhadores da empresa. Para isso, a conscientização de todos é essencial para o sucesso dos 5S.

Ou seja, é preciso que todos vejam o programa como um princípio no trabalho, que vai oferecer benefícios a curto, médio e longo prazo. Por meio desse senso, a organização consegue manter a qualidade dos processos, elevar a produtividade, identificar erros e gargalos e manter o cumprimento das atividades diárias.

Como a metodologia pode ser aplicada na logística?

É importante que a metodologia 5S tenha um roteiro bem estabelecido para a sua implementação, para que a junção desses sensos formem um caminho preciso e seguro. Veja alguns exemplos de como pode ser aplicado na logística.

Seiri

Atua na realocação de ferramentas e materiais, e inicia as medidas que combatem os desperdícios. Nesse caso, é possível:

• manter um bom controle de estoque e fazer inventários periódicos;
• analisar o uso de cada item e preservar somente o que é útil.

Seiton

Entre as principais práticas que podem ser adotadas estão:

• organizar a frota e investir em inovação tecnológica, para mantê-la funcionando adequadamente;
• averiguar as máquinas e abrir mão das que não funcionam mais. Também, manter a manutenção e os reparos em dia;
• reorganizar os ambientes laborais e, dessa forma, diminuir pontos que geram inseguranças e acidentes de trabalho;
• mapear os processos e identificar os que são repetitivos, poucos produtivos e desnecessários;
• adotar um sistema de etiquetagem e classificação, para simplificar a identificação e o acesso dos materiais.

Seiso

Essa etapa envolve:

• educar os funcionários, para não comprometer a higienização do local;
• melhorar a conservação de itens, ferramentas e equipamentos;
• manter uma comunicação mais clara e objetiva.

Seiketsu

Para manter um nível adequado de padronização dos processos logísticos, é preciso:

• adotar tecnologia para otimizar e definir as melhores rotas a serem seguidas no transporte de cargas;
• elaborar um cronograma de manutenções para equipamentos;
• normalizar etiquetas, localizações e placas, para otimizar o tempo e as atividades operacionais.

Shitsuke

Os funcionários devem fazer suas funções da melhor forma possível com base nos novos valores, já que, assim, colaboram para os resultados em geral. Para isso, o ideal é investir em treinamentos, com a finalidade de garantir que cada membro da equipe tenha a chance de desenvolver novas habilidades para alcançar os novos padrões da instituição.

Conseguiu entender melhor como funciona a metodologia 5S e suas vantagens para o setor de logística? Então, não espere mais para aplicá-la no seu negócio e, assim, atingir melhorias significativas, como redução de custos, eficiência dos processos e aumento da performance, e chegar ao sucesso esperado.

Achou este conteúdo interessante? Então, aproveite a sua visita para conhecer dicas incríveis de como otimizar seus processos logísticos!