A logística se trata de um recurso de gestão que atua na distribuição dos produtos, englobando as atividades de estocagem, movimentação e transporte de materiais. Por ser um dos principais pontos para o sucesso no negócio, ter um gerenciamento adequado é essencial para que a empresa se destaque no mercado. Isso pode ser feito por meio de um planejamento eficaz.

O planejamento orçamentário é importante para que o departamento logístico funcione com organização financeira para suprir todas as suas atividades, garantindo controle sobre as despesas, equilíbrio das contas, redução de custos e previsibilidade do futuro, preparando a companhia para qualquer imprevisto, além de diversas outras vantagens.

Por ser um dos pilares da gestão orçamentária, é fundamental que você saiba fazê-lo da forma correta. Então, confira as dicas que preparamos para você!

1. Estabeleça os níveis de planejamento

O planejamento orçamentário deve ser dividido de 3 formas:

• estratégico: possibilita a análise completa do negócio no longo prazo. Inclui, por exemplo, receitas, despesas gerais, projeções para o segmento etc. Nesse caso, é importante levar em consideração a Demonstração de Resultados do Exercício (DRE);
• tático: fornece a observação individual de cada área da instituição para avaliar os custos, investimentos e metas de médio prazo. Nesse nível, a avaliação foca na logística;
• operacional: a projeção de prazo imediato considera o que deve ser realizado nessa hora para o controle do orçamento. Com a averiguação dos planejamentos anteriores, é possível avaliar a possibilidade de diminuir os estoques, cortar gastos, entre outros. Tem foco na rotina do dia a dia.

2. Defina o orçamento do departamento

No nível tático é que o orçamento para cada setor da empresa é elaborado, inclusive a logística. É importante se atentar para não tratar esse segmento como uma despesa, mas sim avaliar o retorno sobre o investimento que é concedido por meio dele.

3. Separe receitas e despesas

Essa é a finalidade do orçamento, pois é preciso saber a quantia de dinheiro que está disponível, o valor que desejar ter, a quantidade que já foi gasta e o montante que deve gastar. Dessa forma, é possível identificar a previsão de receitas e despesas de forma precisa, evitando eventualidades.

4. Implemente um bom controle de estoque

Com um planejamento voltado para o controle de estoque, o objetivo é a redução do fornecimento de materiais, recebimentos de produtos de boa qualidade, diminuição dos estoques, ter uma previsão da demanda e outros.

Quando o estoque é gerado de maneira inteligente, é possível planejar os suprimentos necessários, além de criar novas fontes fornecimento, compras e seus controles.

5. Dê atenção para as embalagens

Uma logística eficaz preza pelo armazenamento e as embalagens em que os produtos ficarão acondicionados. Afinal, nenhum consumidor gosta de receber sua mercadoria em uma embalagem danificada, aberta ou inadequada. Por isso, antes é preciso testar as embalagens utilizadas pela companhia em condições extremas para impedir avarias, perdas ou devoluções.

6. Crie uma boa política de prazos

É preciso ter atenção ao cumprimento dos prazos. Por este motivo, é necessário criar uma política em que os prazos passados aos clientes em relação a uma data de entrega, tenham uma margem de segurança para eventuais imprevistos que possam surgir.

É primordial optar por um tempo em que a empresa realmente conseguirá cumprir. Isso gerará uma boa reputação e a confiança dos clientes na marca.

7. Escolha bem os parceiros

Uma boa parte das organizações optam por contratar empresas terceirizadas para fazer suas entregas. Isso é muito importante, já que o responsável pela venda, também responde por problemas que acontecem por parte do seu fornecedor, por exemplo, atraso na entrega.

As alternativas mais usadas são os Correios ou transportadoras privadas. Compare os preços, pois como o frete é por conta do comprador, oferecer um valor mais baixo pode ser um diferencial que estimulará o cliente a fazer a compra. Quanto mais opções, melhor. Pode ser entrega na loja física, PAC, Sedex etc.

8. Elabore uma cultura organizacional

A movimentação de recursos físicos e financeiros deve ter monitoramento por intermédio de processos internos desburocratizados. Os funcionários também devem entender a importância deles e da prestação de contas. O ideal é contar com uma supervisão nesse setor e, assim, evitar desequilíbrios entre o orçamento previsto e o real.

9. Automatize os processos

Aqui o planejamento orçamentário de logística está pronto, contudo, é importante acompanhar os resultados, o que pode ser demorado caso a tarefa não seja automatizada. Uma excelente alternativa é contar com o auxílio de um software de gestão financeira, que ofereça uma visão completa sobre a logística, estoque, entre outros.

Assim, consegue delegar a parte burocrática para o sistema e focar em procedimentos intelectuais.

Como diminuir os custos e otimizar as operações por meio do planejamento?

Os custos com embalagens, transporte, estoque, entre outros interferem nos gastos com logística. Por isso, é preciso a adoção de estratégias para reduzir esses custos. Veja algumas delas.

Elimine brechas da cadeia de suprimentos

As redes de supply chain devem ser avaliadas para que a companhia identifique problemas e os solucione de forma efetiva. Isso pode ser feito por meio da separação correta de documentos usados no processo de importação e exportação e elaboração de cronogramas.

Estipule metas

Quando o assunto é custo logístico, tudo se inicia com a estipulação de metas. Ao definir onde o negócio quer chegar, fica mais simples projetar os recursos que a gestão de logística direcionará para auxiliar a empresa a alcançar seus objetivos.

Faça uma gestão de estoques

O estoque envolve custos com espaço, aquisição, manutenção e outros. Por isso, é preciso fazer um cálculo do giro de estoque e avaliar qual ferramenta de gerenciamento de estoque melhor atende às necessidades da instituição, auxiliando na redução dos custos logísticos.

Analise os indicadores de desempenho

Esses indicadores são métricas que ajudam nas tomadas de decisão. Na logística, tê-los como termômetros auxiliará na identificação de problemas operacionais que estejam elevando os custos logísticos, possibilitando a definição daqueles que podem ser cortados. Entre os principais indicadores estão:

• custo médio por viagem;
• consumo de combustível por Km rodado;
• gasto com manutenções preventivas e corretivas;
• sinistros;
• índice de multas;
• depreciação de veículos.

Aperfeiçoe o arquivamento de documentos

Esse aperfeiçoamento pode ser feito por meio da automatização. Isso evita erros ao realizar a entrada manual de informações, tornando a tarefa mais eficiente e permitindo o desembaraço de mercadorias nas fronteiras, resultando na redução do total de funcionários voltados para as operações logísticas e aumentando a produtividade do time.

Otimize o monitoramento do processo de compras

Por meio da implementação de processo de confirmação e rastreio de pedidos, geração de remessas e gerenciamento de documentos, é possível diminuir o tempo de cada ciclo e os gastos das operações de supply chain.

Por meio do planejamento orçamentário de logística, é possível administrar o setor com eficácia, fornecendo todos os recursos adequados para seu funcionamento. Contudo, para que isso ocorra, é necessário que ele seja feito com base em informações precisas e confiáveis. Para isso, uma boa alternativa é contar com um sistema específico que integre os dados e otimize os processos de logística.

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